κενή θέση

Εκπαιδευόμενος διευθυντής γραφείου

 

 Η LIFE αναζητά έναν ενθουσιώδη ασκούμενο για το ευρωπαϊκό γραφείο της στις Βρυξέλλες.

 

Η οργάνωση Low Impact Fishers of Europe (LIFE) είναι μια ευρωπαϊκή οργάνωση-ομπρέλα, η οποία ιδρύθηκε για να εκπροσωπεί τα συμφέροντα των μικρής κλίμακας επαγγελματιών αλιέων χαμηλού αντίκτυπου που αλιεύουν στα παράκτια ύδατα της Ευρώπης. Αποστολή της είναι να επιτύχει συνθήκες υπό τις οποίες η αλιεία θα διεξάγεται με βιώσιμο τρόπο και οι αλιείς και οι γυναίκες μικρής κλίμακας και χαμηλού αντίκτυπου στην Ευρώπη θα μπορούν να μεγιστοποιήσουν την κοινωνική και οικονομική τους βιωσιμότητα. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπό μας www.lifeplatform.eu .

ΚΎΡΙΟΙ ΤΟΜΕΊΣ ΕΥΘΎΝΗΣ

1. ΔΙΟΊΚΗΣΗ/ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΉ ΥΠΟΣΤΉΡΙΞΗ

(α) Διαχειρίζεται την καθημερινή λειτουργία του γραφείου του LIFE στις Βρυξέλλες.

(β) παρακολουθεί και διαχειρίζεται την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και την κυκλοφορεί κατάλληλα

(γ) ενεργεί ως πρώτο σημείο επαφής για τηλεφωνικές κλήσεις

(ε) να προβαίνει στις απαραίτητες ταξιδιωτικές ρυθμίσεις- να κανονίζει τα τρένα, τις πτήσεις, τις κρατήσεις ξενοδοχείων και χώρων εκδηλώσεων, όπως απαιτείται

(ζ) σε συνεργασία με τον υπεύθυνο οικονομικών διεκπεραιώνει παραγγελίες και τιμολόγια, τηρεί αρχεία δαπανών και παρακολουθεί τους προϋπολογισμούς

(η) Διαχειρίζεται και παρακολουθεί το ετήσιο χρονοδιάγραμμα προγραμματισμού και υποβολής εκθέσεων.

(i) Διατήρηση συστημάτων αρχειοθέτησης και αρχείων για όλα τα έγγραφα - συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης των αρχείων ανθρώπινου δυναμικού και των επαφών με τις βελγικές υπηρεσίες κοινωνικής ασφάλισης

 

2. ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ και ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ

(α) Οργανώνει τις συνεδριάσεις με την προετοιμασία και την κυκλοφορία των ημερήσιων διατάξεων και της τεκμηρίωσης, ιδίως για τις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου LIFE και την Ετήσια Γενική Συνέλευση.

(β) αναλαμβάνει την ευθύνη για την υλικοτεχνική υποδομή, τη διερμηνεία και τον εξοπλισμό των συνεδριάσεων

(γ) τηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων όπως απαιτείται, φροντίζει για τη μετάφραση όλων των εγγράφων όπως απαιτείται και παρακολουθεί τα σημεία δράσης.

 

 

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ ΑΤΌΜΟΥ

Παρακάτω παρατίθενται οι απαιτήσεις που απαιτούνται για την ανάληψη αυτής της εργασίας. Η επιλογή των υποψηφίων θα γίνει με βάση το βαθμό στον οποίο πληρούνται αυτές οι απαιτήσεις.

Διοίκηση/γραμματειακή υποστήριξη

• Αποδεδειγμένη εμπειρία σε σχετικό ρόλο
• Εμπειρία εργασίας με ελάχιστη επίβλεψη σε περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς
• Εμπειρία και εξοικείωση με τα πακέτα λογισμικού Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) και τα συστήματα τηλεδιάσκεψης.
• Εμπειρία στη διαχείριση συνεδριάσεων, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης πρακτικών
• Εμπειρία συνεργασίας με παρόμοιο οργανισμό

Εφοδιαστική

• Ικανότητα οργάνωσης συνεδρίων, συναντήσεων (ταξίδια, διαμονή, χώρος διεξαγωγής, τροφοδοσία κ.λπ.)

Επικοινωνία

• Υψηλό επίπεδο δεξιοτήτων γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
• Άριστη γνώση της αγγλικής και της γαλλικής γλώσσας (γραπτά και προφορικά)
• Άριστη γνώση τουλάχιστον μιας γλώσσας της Βόρειας ή της Ανατολικής Μεσογείου

Προσωπικές ιδιότητες

• Υψηλός βαθμός παρακίνησης και επαγγελματισμού
• Άριστες διαπροσωπικές δεξιότητες
• Σεβασμός της εμπιστευτικότητας ανά πάσα στιγμή
• Ικανότητα ανάπτυξης αποτελεσματικών εργασιακών σχέσεων σε όλα τα επίπεδα
• Ικανότητα εργασίας χωρίς επίβλεψη και με υψηλό επίπεδο πρωτοβουλίας
• Προνοητικότητα, δημιουργικότητα και ευελιξία στην εξεύρεση λύσεων σε προβλήματα
• Ικανότητα να παραμένει ήρεμος και να τηρεί στενές προθεσμίες υπό πίεση
• Προσλαμβάνει πληροφορίες και μαθαίνει γρήγορα νέες δεξιότητες

Ευελιξία και αξιοπιστία

• Προθυμία εργασίας σε μη κοινωνικές ώρες, εάν απαιτείται
• Προθυμία για ταξίδια εντός της Ευρώπης, εάν απαιτείται

Με έδρα τις Βρυξέλλες, με δικαίωμα εργασίας σύμφωνα με το βελγικό δίκαιο και άμεσα διαθέσιμος

Πρόκειται αρχικά για σύμβαση 6 μηνών βάσει της βελγικής "Convention d'Immersion Professionnelle" με μηνιαία αμοιβή 781,30 ευρώ. Εάν ενδιαφέρεστε, παρακαλούμε στείλτε βιογραφικό σημείωμα + συνοδευτική επιστολή στα αγγλικά στη διεύθυνση recruitment@lifeplatform.eu . Η προθεσμία υποβολής αιτήσεων λήγει την Παρασκευή 3/11. Οι συνεντεύξεις θα πραγματοποιηθούν στις Βρυξέλλες στα μέσα Νοεμβρίου, με προοπτική να ξεκινήσουν το συντομότερο δυνατό μετά από αυτό. Λόγω του μεγάλου αριθμού αιτήσεων, μόνο οι υποψήφιοι που θα επιλεγούν θα κληθούν για συνεντεύξεις.