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Responsabile amministrativo e finanziario

 

La Low Impact Fishers of Europe (LIFE) è una piattaforma paneuropea che unisce i pescatori su piccola scala (SSF) per ottenere una pesca equa, mari sani e comunità vivaci. Come organizzazione di organizzazioni provenienti da tutta Europa, LIFE si sforza di fornire una voce dedicata ai suoi membri, sostenendoli nell'organizzazione regionale e costruendo la loro capacità a livello nazionale e locale sia come piccoli produttori che come agenti di cambiamento. LIFE è registrata in Belgio come associazione senza scopo di lucro (asbl).

LIFE sta cercando un supporto amministrativo e contabile per rafforzare la propria capacità di tenuta dei libri e di rendicontazione finanziaria e per organizzare le attività amministrative dell'ufficio di Bruxelles e del coordinamento regionale.  

L'esigenza è sorta a causa del crescente ruolo di LIFE nei progetti a livello europeo, con l'aumento dei requisiti per coordinare una crescente varietà di attività e per fornire relazioni finanziarie e amministrative dettagliate in modo tempestivo, seguendo linee guida rigorose. Nel prossimo periodo, il numero di progetti in cui siamo impegnati è destinato ad aumentare, e il requisito del supporto amministrativo e finanziario diventerà sempre più importante. 

Il posto potrebbe essere occupato da un'agenzia esterna che fornisca i servizi richiesti, oppure attraverso l'assunzione di un funzionario amministrativo e finanziario nell'ambito del team dell'ufficio di Bruxelles di LIFE. Vorremmo esplorare entrambe le opzioni.

Ambiente di lavoro e ambito di lavoro

L'ufficio di Bruxelles di LIFE è responsabile dei rapporti con le istituzioni europee (Commissione, Parlamento, ecc.), con i membri di LIFE (associazioni di pescatori artigianali), del coordinamento delle attività, dell'amministrazione dei progetti, della tenuta dei libri e della contabilità e della conservazione dei registri. LIFE deve rispettare la legislazione belga che disciplina le associazioni senza scopo di lucro (asbl), con la presentazione annuale di relazioni finanziarie e di altro tipo alle autorità belghe. 

Dopo la pandemia di Covid, LIFE ha adottato un approccio flessibile all'homeworking/teletravail. La nostra sede centrale si trova a Bruxelles, dove abbiamo accordi di co-working e accesso a sale riunioni e altre strutture, se necessario. 

Il funzionario amministrativo e finanziario/agenzia esterna lavorerà all'interno di un team che contribuirà a garantire il buon funzionamento delle attività di LIFE. In particolare, fornirà supporto amministrativo alle attività in corso di LIFE e a diversi nuovi progetti in cui LIFE sarà sempre più impegnata nel prossimo periodo.

La conoscenza fluente dell'inglese e del francese è essenziale; la competenza in altre lingue europee costituisce un vantaggio.

Una parte importante del lavoro consisterà nello sviluppare un sistema di contabilità efficiente ma semplice e nel monitorare efficacemente le entrate e le uscite rispetto al budget. È essenziale una buona conoscenza dei sistemi contabili in generale. La familiarità con i progetti finanziati dall'UE (Horizon, Interreg, EMFAF, ecc.) e con i requisiti di rendicontazione finanziaria del Belgio (Moniteur Belge/ MinFin) costituirà un netto vantaggio. 

Informazioni sulla diversità: LIFE è un'organizzazione relativamente piccola, gestita da pescatori per i pescatori. Il piccolo team di uomini e donne comprende i due collaboratori di LIFE con sede a Bruxelles (consulente politico e responsabile delle comunicazioni), il coordinatore per il Baltico e il Mare del Nord con sede in Svezia e il segretario esecutivo con sede a Barcellona.

Il reclutamento del personale si basa su esperienza, motivazione, qualifiche e capacità comprovate. 

LIFE non fa discriminazioni di età, sesso, razza, religione, sessualità o classe socio-economica.   

Ulteriori informazioni su LIFE sono disponibili sul nostro sito web www.lifeplatform.eu .

 

PRINCIPALI AREE DI RESPONSABILITÀ

Il titolare del posto risponde al Segretario esecutivo e le sue principali aree di responsabilità sono descritte di seguito.

Amministrazione/Segreteria

(a) Sviluppare uno o più sistemi per elaborare gli ordini e le fatture, organizzare le buste paga, conservare i registri delle spese e monitorare le entrate e le uscite rispetto al budget.

(b) Mantenere e sviluppare i sistemi contabili, di contabilità e di rendicontazione finanziaria di LIFE per soddisfare i requisiti di una molteplicità di donatori/progetti. 

(c) Selezionare i pacchetti software di contabilità appropriati, ad esempio WinBooks, Odoo, ecc. per monitorare le entrate e le uscite e generare report finanziari e un cruscotto di gestione.

(d) generare relazioni sul progetto secondo le scadenze specifiche dei donatori e degli organismi di sovvenzione.

(e) Generare relazioni finanziarie annuali in linea con i requisiti della legge belga (rendicontazione al MinFin/ Moniteur Belge) a partire dal 2025. 

(f) Supporto per l'amministrazione quotidiana, la logistica dei viaggi e l'organizzazione degli eventi.

 

SPECIFICHE PERSONALI

Di seguito sono elencati i requisiti necessari per svolgere questo lavoro. La selezione dei candidati si baserà sul grado di soddisfazione di tali requisiti.

Amministrazione/Segreteria/Contabilità/Finanze

∙ Esperienza comprovata in un ruolo correlato

∙ Esperienza di lavoro con una supervisione minima. 

∙ Esperienza e familiarità con i pacchetti Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, ecc.), software di contabilità (Winbooks, Odoo, ecc.) e sistemi di videoconferenza (Zoom, Teams, ecc.).

∙ Esperienza nella gestione di riunioni, compresa la redazione di verbali.

∙ Esperienza nelle esigenze amministrative e di rendicontazione dei progetti UE (Horizon, Interreg, EMFAF, ecc.).

∙ Esperienza/conoscenza della codifica dei conti ufficiali belgi e dei requisiti di contabilità (Moniteur Belge/ MinFin)

∙ Esperienza di lavoro con un'organizzazione simile

Comunicazione

∙ Un elevato standard di capacità di comunicazione scritta e orale.

∙ Fluidità in inglese e francese (sia scritta che orale)

∙ La fluidità/competenza (scritta e orale) in altre lingue dell'UE costituisce un vantaggio.

Qualità personali

∙ Alto grado di motivazione e professionalità

∙ Ottime capacità interpersonali e di lavoro in team

∙ Rispetto della riservatezza in ogni momento.

∙ Attenzione ai dettagli, soprattutto per quanto riguarda le attività di contabilità.

∙ Capacità di sviluppare relazioni di lavoro efficaci a tutti i livelli e di assumere ruoli di leadership.

∙ Capacità di lavorare senza supervisione e con un alto livello di iniziativa.

∙ Proattivo, creativo e flessibile nel trovare soluzioni ai problemi

∙ Capacità di mantenere la calma e di rispettare le scadenze sotto pressione.

∙ Assorbire le informazioni e apprendere rapidamente nuove competenze

 Flessibilità e affidabilità

∙ Disponibilità a lavorare occasionalmente in orari non sociali, se necessario.

∙ Disponibilità a viaggiare in Europa, se necessario.

 

RETRIBUZIONE E CONDIZIONI

Con sede a Bruxelles, idoneo a lavorare secondo la legge belga e immediatamente disponibile. 

Pacchetto retributivo commisurato alle qualifiche, alle competenze e all'esperienza:

Circa 2.500 euro al mese (comprese le ferie; indennità per: viaggi; buoni pasto; GSM + abbonamento; uso del computer portatile).

Remunerazione del contraente esterno in base ai servizi forniti. 

Offriamo opzioni di lavoro flessibili, che consentono di lavorare da casa o dall'ufficio secondo le proprie esigenze.

Per ulteriori informazioni e candidature contattare: Brian O'Riordan, deputy@lifeplatform.eu

 

Si prega di inviare una lettera di presentazione e un CV a deputy@lifeplatform.eu entro la data di chiusura delle candidature: 3 ottobre 2025