Stellenausschreibung

Auszubildender Büroleiter

 

 LIFE sucht einen engagierten Praktikanten für sein europäisches Büro in Brüssel.

 

Die Low Impact Fishers of Europe (LIFE) ist eine europäische Dachorganisation, die die Interessen der kleinen, wenig belasteten Berufsfischer in den europäischen Küstengewässern vertritt. Ihre Aufgabe ist es, Bedingungen zu schaffen, unter denen die Fischerei auf nachhaltige Weise betrieben wird und die kleinen, wenig belasteten Fischer und Frauen in Europa ihre soziale und wirtschaftliche Lebensfähigkeit maximieren können. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website www.lifeplatform.eu .

HAUPTVERANTWORTUNGSBEREICHE

1. VERWALTUNG/SEKRETARIAT

(a) Leitung des laufenden Betriebs des LIFE-Büros in Brüssel

(b) Verfolgung und Verwaltung eingehender und ausgehender Korrespondenz und deren angemessene Weiterleitung

(c) als erste Anlaufstelle für Telefonanrufe zu fungieren

(e) Erledigung der notwendigen Reisevorbereitungen; Buchung von Zügen, Flügen, Hotels und Veranstaltungsorten nach Bedarf

(g) in Zusammenarbeit mit dem Finanzmanager Bestellungen und Rechnungen bearbeiten, Aufzeichnungen über Ausgaben führen und Budgets überwachen

(h) Verwaltung und Überwachung des jährlichen Zeitplans für die Organisationsplanung und Berichterstattung.

(i) Pflege von Ablagesystemen und Aufzeichnungen für alle Dokumente - einschließlich der Verwaltung von Personalakten und Kontakten mit belgischen Sozialversicherungsdiensten

 

2. TREFFEN und VERANSTALTUNGEN

(a) Organisation von Sitzungen durch Vorbereitung und Verteilung von Tagesordnungen und Unterlagen, insbesondere für die Sitzungen des LIFE-Verwaltungsrats und die Jahreshauptversammlung

(b) Übernahme der Verantwortung für die Sitzungslogistik, die Verdolmetschung und die Ausrüstung

(c) Anfertigung von Sitzungsprotokollen nach Bedarf, Veranlassung von Übersetzungen aller Unterlagen und Verfolgung von Aktionspunkten

 

 

PERSONENBESCHREIBUNG

Nachstehend sind die Anforderungen aufgeführt, die für die Ausübung dieser Tätigkeit erforderlich sind. Die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber erfolgt danach, inwieweit diese Anforderungen erfüllt sind.

Verwaltung/Sekretariat

• Nachgewiesene Erfahrung in einer verwandten Funktion
• Erfahrung mit der Arbeit unter minimaler Aufsicht in einem schnelllebigen Umfeld
• Erfahrung mit und Vertrautheit mit Microsoft Office-Software (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und Videokonferenzsystemen
• Erfahrung in der Leitung von Sitzungen, einschließlich Protokollführung
• Erfahrung in der Arbeit mit einer ähnlichen Organisation

Logistik

• Organisation von Konferenzen und Tagungen (Reisen, Unterbringung, Veranstaltungsort, Catering usw.)

Kommunikation

• ein hohes Maß an schriftlicher und mündlicher Kommunikationsfähigkeit
• fließende Beherrschung der englischen und französischen Sprache (schriftlich und mündlich)
• Fließende Beherrschung mindestens einer Sprache des nördlichen oder östlichen Mittelmeerraums

Persönliche Qualitäten

• ein hohes Maß an Motivation und Professionalität
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Jederzeitige Wahrung der Vertraulichkeit
• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen zu entwickeln
• Fähigkeit, unbeaufsichtigt und mit einem hohen Maß an Eigeninitiative zu arbeiten
• Proaktiv, kreativ und flexibel bei der Suche nach Problemlösungen
• Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und knappe Fristen einzuhalten
• Nimmt Informationen auf und erlernt neue Fähigkeiten schnell

Flexibilität und Zuverlässigkeit

• Bereitschaft, bei Bedarf unsoziale Arbeitszeiten zu leisten
• Bereitschaft zu Reisen innerhalb Europas, falls erforderlich

Sitz in Brüssel, arbeitsberechtigt nach belgischem Recht und sofort verfügbar

Es handelt sich um einen zunächst auf 6 Monate befristeten Vertrag im Rahmen der belgischen "Convention d'Immersion Professionnelle" mit einer monatlichen Vergütung von 781,30 €. Wenn Sie interessiert sind, senden Sie bitte einen Lebenslauf und ein Anschreiben auf Englisch an recruitment@lifeplatform.eu . Die Bewerbungsfrist endet am Freitag, den 3.11. Die Vorstellungsgespräche finden Mitte November in Brüssel statt, damit die Stelle so bald wie möglich angetreten werden kann. Aufgrund der hohen Anzahl von Bewerbungen werden nur die in die engere Wahl gekommenen Bewerber zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.