Wir stellen ein!

Stellenausschreibung

 

Verwaltungs- und Finanzbeauftragter

 

Die Low Impact Fishers of Europe (LIFE) ist eine paneuropäische Plattform, die Kleinfischer (SSF) vereint, um eine faire Fischerei, gesunde Meere und lebendige Gemeinschaften zu erreichen. Als Zusammenschluss von Organisationen aus ganz Europa ist LIFE bestrebt, seinen Mitgliedern eine engagierte Stimme zu geben, sie bei der regionalen Organisation zu unterstützen und ihre Kapazitäten auf nationaler und lokaler Ebene sowohl als Kleinerzeuger als auch als Akteure des Wandels zu stärken. LIFE ist in Belgien als gemeinnütziger Verein (asbl) eingetragen.

LIFE sucht Unterstützung in den Bereichen Verwaltung und Buchhaltung, um seine Kapazitäten in den Bereichen Buchhaltung und Finanzberichterstattung auszubauen und die Verwaltungsaufgaben seines Brüsseler Büros und der regionalen Koordinierung zu organisieren.  

Die Notwendigkeit ergibt sich aus der zunehmenden Rolle von LIFE bei Projekten auf EU-Ebene, bei denen die Anforderungen an die Koordinierung einer immer größeren Vielfalt von Aktivitäten und an die rechtzeitige Vorlage detaillierter Finanz- und Verwaltungsberichte nach strengen Leitlinien steigen. In den kommenden Jahren wird die Zahl der Projekte, an denen wir beteiligt sind, wahrscheinlich zunehmen, so dass der Bedarf an administrativer und finanzieller Unterstützung immer größer wird. 

Die Stelle könnte entweder durch eine externe Agentur besetzt werden, die die erforderlichen Dienstleistungen erbringt, oder durch die Einstellung eines Verwaltungs- und Finanzbeamten als Teil des LIFE-Büroteams in Brüssel. Wir würden gerne beide Optionen prüfen.

Arbeitsumfeld und Arbeitsumfang

Das LIFE-Büro in Brüssel ist zuständig für die Pflege der Beziehungen zu den europäischen Institutionen (Kommission, Parlament usw.), zu den LIFE-Mitgliedern (Vereinigungen von Kleinfischern), für die Koordinierung der Aktivitäten, für die Projektverwaltung, die Buchführung und das Rechnungswesen sowie für die Führung der Bücher. LIFE muss die belgischen Rechtsvorschriften für gemeinnützige Vereine (asbl) einhalten und den belgischen Behörden jährlich Finanz- und andere Berichte vorlegen. 

Seit der Covid-Pandemie hat LIFE ein flexibles Konzept für die Heimarbeit/den Teletravail gewählt. Unser Hauptsitz ist an einer Adresse in Brüssel registriert, wo wir je nach Bedarf Co-Working-Arrangements sowie Zugang zu Sitzungsräumen und anderen Einrichtungen haben. 

Der/die Verwaltungs- und Finanzbeauftragte/externe Agentur wird in einem Team arbeiten, das den reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten von LIFE gewährleistet. Insbesondere wird er/sie die laufende Arbeit von LIFE und mehrere neue Projekte, an denen LIFE in der kommenden Zeit verstärkt beteiligt sein wird, administrativ unterstützen.

Fließende Englisch- und Französischkenntnisse sind unerlässlich; Kenntnisse in anderen europäischen Sprachen sind von Vorteil.

Ein wichtiger Teil der Aufgabe wird darin bestehen, ein effizientes, aber einfaches Buchhaltungssystem zu entwickeln und die Einnahmen und Ausgaben anhand der Budgets wirksam zu überwachen. Gute Kenntnisse von Buchhaltungssystemen im Allgemeinen sind unerlässlich. Vertrautheit mit EU-finanzierten Projekten (Horizon, Interreg, EMFAF usw.) und den belgischen Anforderungen an die Finanzberichterstattung (Moniteur Belge/MinFin) sind von Vorteil. 

Informationen zur Vielfalt: LIFE ist eine relativ kleine Organisation, die von Fischern für Fischer geführt wird. Das kleine Team aus männlichen und weiblichen Mitarbeitern umfasst zwei LIFE-Mitarbeiter in Brüssel (Politikberater und leitender Kommunikationsbeauftragter), den Koordinator für die Ost- und Nordsee in Schweden und den Exekutivsekretär in Barcelona.

Die Einstellung von Personal erfolgt auf der Grundlage von Erfahrung, Motivation, Qualifikation und nachgewiesenen Fähigkeiten. 

LIFE diskriminiert nicht nach Alter, Geschlecht, Ethnie, Religion, Sexualität oder sozioökonomischer Schicht.   

Weitere Informationen über LIFE finden Sie auf unserer Website www.lifeplatform.eu .

 

HAUPTVERANTWORTUNGSBEREICHE

Der Stelleninhaber ist dem Exekutivsekretär unterstellt und hat die folgenden Hauptaufgabenbereiche

Verwaltung/Sekretariat

(a) Entwicklung eines Systems/von Systemen zur Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen, zur Organisation der Gehaltsabrechnung, zur Führung von Ausgabenaufzeichnungen und zur Überwachung von Einnahmen und Ausgaben im Vergleich zu den Budgets

(b) Pflege und Weiterentwicklung der Buchführungs-, Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungssysteme von LIFE, um die Anforderungen einer Vielzahl von Gebern/Projekten zu erfüllen 

(c) Auswahl geeigneter Buchhaltungssoftwarepakete, z. B. WinBooks, Odoo usw., zur Überwachung von Einnahmen und Ausgaben und zur Erstellung von Finanzberichten und eines Management-Dashboards

(d) Erstellung von Projektberichten gemäß den von Gebern und Zuschussgebern vorgegebenen Fristen.

(e) Erstellung von Jahresfinanzberichten gemäß den Anforderungen des belgischen Rechts (Berichterstattung an MinFin/Moniteur Belge) ab 2025. 

(f) Unterstützung bei der täglichen Verwaltung, der Reiselogistik und der Veranstaltungsorganisation

 

PERSONENBESCHREIBUNG

Nachstehend sind die Anforderungen aufgeführt, die für die Ausübung dieser Tätigkeit erforderlich sind. Die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber erfolgt danach, inwieweit diese Anforderungen erfüllt sind.

Verwaltung/Sekretariat/Buchhaltung/Finanzen

∙ Nachgewiesene Erfahrung in einer verwandten Funktion

∙ Erfahrung in der Arbeit mit minimaler Aufsicht 

∙ Erfahrung mit und Vertrautheit mit Microsoft Office-Software (Word, Excel, Outlook, Powerpoint usw.), Buchhaltungssoftware (Winbooks, Odoo usw.) und Videokonferenzsystemen (Zoom, Teams usw.)

∙ Erfahrung in der Leitung von Sitzungen, einschließlich Protokollführung

∙ Erfahrung mit den Verwaltungs- und Berichtsanforderungen von EU-Projekten (Horizon, Interreg, EMFAF usw.)

∙ Erfahrung/ Kenntnisse der belgischen offiziellen Kontokodierungs- und Buchführungsvorschriften (Moniteur Belge/ MinFin)

∙ Erfahrung in der Arbeit mit einer ähnlichen Organisation

Kommunikation

∙ ein hohes Maß an schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten

∙ fließende Englisch- und Französischkenntnisse (schriftlich und mündlich)

∙ Fließende (schriftliche und mündliche) Beherrschung anderer EU-Sprachen von Vorteil

Persönliche Qualitäten

∙ ein hohes Maß an Motivation und Professionalität

∙ Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Teamfähigkeit

∙ Jederzeitige Wahrung der Vertraulichkeit

∙ Liebe zum Detail, insbesondere bei den buchhalterischen Aufgaben

∙ Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen aufzubauen und Führungsaufgaben zu übernehmen

∙ Fähigkeit, unbeaufsichtigt und mit einem hohen Maß an Eigeninitiative zu arbeiten

∙ Proaktiv, kreativ und flexibel bei der Suche nach Lösungen für Probleme

∙ Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und knappe Fristen einzuhalten

∙ Sie nehmen Informationen auf und lernen schnell neue Fähigkeiten

 Flexibilität und Zuverlässigkeit

∙ Bereitschaft, bei Bedarf gelegentlich unsoziale Arbeitszeiten zu leisten

∙ Bereitschaft zu Reisen innerhalb Europas, falls erforderlich

 

VERGÜTUNG UND BEDINGUNGEN

Sitz in Brüssel, nach belgischem Recht arbeitsberechtigt und sofort verfügbar. 

Ein den Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechendes Gehaltspaket:

Etwa 2.500 Euro/Monat (einschließlich Urlaubsgeld; Zuschüsse für: Reisen; Essensgutscheine; GSM + Abonnement; Nutzung eines Laptops).

Vergütung des externen Auftragnehmers nach Maßgabe der erbrachten Leistungen. 

Wir bieten flexible Arbeitsmöglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten, je nachdem, wie es Ihnen am besten passt.

Für weitere Informationen und Bewerbungen wenden Sie sich bitte an: Brian O'Riordan, deputy@lifeplatform.eu

 

Bitte senden Sie ein Anschreiben und einen Lebenslauf an deputy@lifeplatform.eu bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist: Oktober 3, 2025