Ansættelse af en kontorelev
Kontorelev
LIFE søger en entusiastisk praktikant til sit europæiske kontor i Bruxelles.
The Low Impact Fishers of Europe (LIFE) er en europæisk paraplyorganisation, der er etableret for at repræsentere interesserne for små og skånsomme erhvervsfiskere, der fisker i Europas kystfarvande. Dens mission er at opnå forhold, hvor fiskeriet udføres på en bæredygtig måde, og hvor små og skånsomme fiskere i Europa kan maksimere deres sociale og økonomiske levedygtighed. Mere information kan findes på vores hjemmeside www.lifeplatform.eu .
HOVEDANSVARSOMRÅDER
- ADMINISTRATION/SEKRETARIAT
a) Administrere den daglige drift af LIFE's kontor i Bruxelles
(b) Registrere og håndtere indgående og udgående korrespondance samt videresende den på hensigtsmåde
(c) Fungere som det første kontaktpunkt for telefonopkald
(e) Træffe de nødvendige rejsearrangementer; arrangere tog-, fly-, hotel- og lokationsreservationer efter behov
(g) Behandle ordrer og fakturaer i samarbejde med økonomichefen, vedligeholde udgiftsregnskaber og overvåge budgetter
(h) Styring og overvågning af den årlige tidsplan for organisationsplanlægning og -rapportering.
(i) Vedligeholde arkivsystemer og registreringer for alle dokumenter – herunder administration af HR-filer og kontakt med de belgiske socialsikringsmyndigheder
- MØDER og ARRANGEMENTER
(a) Organiser møder ved at forberede og udsende dagsordener og dokumentation, navnlig til LIFE-bestyrelsesmøder og den årlige generalforsamling
(b) Tag ansvar for mødelogistik, tolkevirksomhed og udstyr
(c) Udarbejde referater af møder efter behov, arrangere oversættelse af alle dokumenter efter behov og; følge op på handlepunkter
PERSONLIGE KRAV
Nedenfor er de krav, der er nødvendige for at udføre dette arbejde. Udvælgelsen af kandidater vil basere sig på i hvor høj grad disse krav er opfyldt.
Administration/Sekretariat
- Dokumenteret erfaring fra en lignende rolle
- Erfaring med at arbejde med minimal supervision i et højtempo-miljø
- Erfaring med og kendskab til Microsoft Office-pakken (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) og videokonferencesystemer
- Erfaring med at administrere møder, herunder referatskrivning
- Erfaring med at arbejde med en lignende organisation
Logistik
- Evne til at organisere konferencer, møder (rejser, indlogering, lokaler, forplejning osv.)
Kommunikation
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Flydende i engelsk og fransk (både skriftlig og mundtlig)
- Flydende i mindst ét nord- eller østmiddelhavsk sprog
Personlige egenskaber
- En høj grad af motivation og professionalisme
- Fremragende evner inden for interpersonel kommunikation
- Respekt for fortrolikkelighed til enhver tid
- Evne til at opbygge effektive samarbejdsrelationer på alle niveauer
- Evne til at arbejde selvstændigt og med et højt niveau af initiativ
- Proaktiv, kreativ og fleksibel i at finde løsninger på problemer
- Evne til at bevare roen og overholde stramme tidsfrister under pres
- Modtager information og tilegner sig hurtigt nye færdigheder
Fleksibilitet og pålidelighed
- Villighed til at arbejde på ubekvemme tidspunkter, hvis det er nødvendigt
- Villighed til at rejse inden for Europa efter behov
Baseret i Bruxelles, berettiget til at arbejde under belgisk lovgivning og tilgængelig med det samme
Dette er i første omgang en 6-måneders kontrakt under en belgisk “Convention d’Immersion Professionnelle” med et månedligt vederlag på € 781,30. Hvis du er interesseret, bedes du sende et CV + ansøgning på engelsk til recruitment@lifeplatform.eu . Ansøgningsfrist er fredag den 3/11, og samtaler vil finde sted i Bruxelles i midten af november med henblik på opstart hurtigst muligt derefter. På grund af det store antal ansøgninger vil kun udvalgte kandidater blive kontaktet med henblik på samtale.