tortor, 19 okt 2017 12:05:37 +0000e m å31 12+00:00torsdag000+00:0031+00:00

Trainee Office Manager

 LIFE söker en entusiastisk praktikant till sitt europeiska kontor i Bryssel.

The Low Impact Fishers of Europe (LIFE) är en europeisk takorganisation som bildats för att representera intressena hos storskaliga, lågpåverkande kommersiella fiskare som fiskar i Europas kustvatten. Dess uppdrag är att uppnå förhållanden där fiske bedrivs på ett hållbart sätt och där storskaliga, lågpåverkande fiskare i Europa kan maximera sin sociala och ekonomiska bärkraft. Mer information finns på vår webbplats www.lifeplatform.eu .

HUVUDSAKLIGA ANSVARSOMRÅDEN

1. ADMINISTRATION/SEKRETERARE

a) Hantera den dagliga driften av LIFE:s Brysselkontor

(b) Spåra och hantera inkommande och utgående korrespondens och distribuera på lämpligt sätt

(c) Agera som första kontaktpunkt för telefonsamtal

(e) Gör nödvändiga researrangemang; boka tåg, flyg, hotell och lokaler vid behov

(g) I samråd med ekonomichefen hantera beställningar och fakturor, föra register över utgifter och följa upp budgetar

(h) Hantera och övervaka den årliga tidsplanen för organisationens planering och rapportering.

(i) Upprätthålla arkivsystem och register för alla dokument – inklusive hantering av HR-filer och kontakter med belgiska socialförsäkringsmyndigheter

2. MÖTEN och EVENEMANG

(a) Anordna möten genom att utarbeta och skicka ut dagordningar och underlag, i synnerhet inför styrelsemötena i LIFE och den årliga generalförsamlingen

(b) Ta ansvar för möteslogistik, tolkning och utrustning

(c) Föra protokoll vid möten efter behov, ombesörja översättning av alla handlingar vid behov samt följa upp åtgärdspunkter

KRAVSPECIFIKATION

Nedan följer de krav som krävs för att utföra detta arbete. Urvalet av kandidater kommer att baseras på i vilken utsträckning dessa krav uppfylls.

Administration/Sekretariat

• Bevisad erfarenhet från en liknande roll
• Erfarenhet av att arbeta med minimal övervakning i ett snabbt tempo
• Erfarenhet av och god kännedom om Microsoft Office-programvaran (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) samt videokonferenssystem
• Erfarenhet av att leda möten, inklusive protokollföring
• Erfarenhet av arbete med en liknande organisation

Logistik

• Förmåga att organisera konferenser, möten (resor, boende, lokal, catering etc.)

Kommunikation

• En hög standard på skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
• Flytande i engelska och franska (såväl i skrift som i tal)
• Flytande i minst ett nord- eller östmedelhavsspråk

Personliga egenskaper

• En hög grad av motivation och professionalism
• Utmärkta sociala färdigheter
• Respekt för sekretess i alla lägen
• Förmåga att bygga upp effektiva arbetsrelationer på alla nivåer
• Förmåga att arbeta självständigt och med stort eget initiativtagande
• Proaktiv, kreativ och flexibel när det gäller att hitta lösningar på problem
• Förmåga att behålla lugnet och leverera under tidspress och tuffa deadlines
• Tar emot information och läror sig nya färdigheter snabbt

Flexibilitet och pålitlighet

• Villighet att arbeta obekväm arbetstid vid behov
• Beredskap att resa inom Europa vid behov

Baserad i Bryssel, beredd att arbeta enligt belgisk lag och omedelbart tillgänglig

Detta är inledningsvis ett 6-månaderskontrakt enligt det belgiska “Convention d'Immersion Professionnelle” med en månatlig ersättning på 781,30 €. Om du är intresserad, vänligen skicka ett CV + personligt brev på engelska till recruitment@lifeplatform.eu . Sista ansökningsdag är fredagen den 3/11, intervjuer kommer att äga rum i Bryssel i mitten av november med sikte på att börja så snart som möjligt därefter. På grund av det stora antalet ansökningar kommer endast sökande som valts ut för intervju att kontaktas.