ledig stilling

Kontorelev

 

 LIFE søger en entusiastisk praktikant til sit europæiske kontor i Bruxelles.

 

The Low Impact Fishers of Europe (LIFE) er en europæisk paraplyorganisation, der er etableret for at repræsentere interesserne for små og skånsomme erhvervsfiskere, der fisker i Europas kystfarvande. Dens mission er at opnå forhold, hvor fiskeriet udføres på en bæredygtig måde, og hvor små og skånsomme fiskere i Europa kan maksimere deres sociale og økonomiske levedygtighed. Mere information kan findes på vores hjemmeside www.lifeplatform.eu .

HOVEDANSVARSOMRÅDER

1. ADMINISTRATION/SEKRETARIAT

a) Administrere den daglige drift af LIFE's kontor i Bruxelles

(b) Registrere og håndtere indgående og udgående korrespondance samt videresende den på hensigtsmåde

(c) Fungere som det første kontaktpunkt for telefonopkald

(e) Træffe de nødvendige rejsearrangementer; arrangere tog-, fly-, hotel- og lokationsreservationer efter behov

(g) Behandle ordrer og fakturaer i samarbejde med økonomichefen, vedligeholde udgiftsregnskaber og overvåge budgetter

(h) Styring og overvågning af den årlige tidsplan for organisationsplanlægning og -rapportering.

(i) Vedligeholde arkivsystemer og registreringer for alle dokumenter – herunder administration af HR-filer og kontakt med de belgiske socialsikringsmyndigheder

 

2. MØDER og ARRANGEMENTER

(a) Organiser møder ved at forberede og udsende dagsordener og dokumentation, navnlig til LIFE-bestyrelsesmøder og den årlige generalforsamling

(b) Tag ansvar for mødelogistik, tolkevirksomhed og udstyr

(c) Udarbejde referater af møder efter behov, arrangere oversættelse af alle dokumenter efter behov og; følge op på handlepunkter

 

 

PERSONLIGE KRAV

Nedenfor er de krav, der er nødvendige for at udføre dette arbejde. Udvælgelsen af kandidater vil basere sig på i hvor høj grad disse krav er opfyldt.

Administration/Sekretariat

• Dokumenteret erfaring fra en lignende rolle
• Erfaring med at arbejde med minimal supervision i et højtempo-miljø
• Erfaring med og kendskab til Microsoft Office-pakken (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) og videokonferencesystemer
• Erfaring med at administrere møder, herunder referatskrivning
• Erfaring med at arbejde med en lignende organisation

Logistik

• Evne til at organisere konferencer, møder (rejser, indlogering, lokaler, forplejning osv.)

Kommunikation

• Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
• Flydende i engelsk og fransk (både skriftlig og mundtlig)
• Flydende i mindst ét nord- eller østmiddelhavsk sprog

Personlige egenskaber

• En høj grad af motivation og professionalisme
• Fremragende evner inden for interpersonel kommunikation
• Respekt for fortrolikkelighed til enhver tid
• Evne til at opbygge effektive samarbejdsrelationer på alle niveauer
• Evne til at arbejde selvstændigt og med et højt niveau af initiativ
• Proaktiv, kreativ og fleksibel i at finde løsninger på problemer
• Evne til at bevare roen og overholde stramme tidsfrister under pres
• Modtager information og tilegner sig hurtigt nye færdigheder

Fleksibilitet og pålidelighed

• Villighed til at arbejde på ubekvemme tidspunkter, hvis det er nødvendigt
• Villighed til at rejse inden for Europa efter behov

Baseret i Bruxelles, berettiget til at arbejde under belgisk lovgivning og tilgængelig med det samme

Dette er i første omgang en 6-måneders kontrakt under en belgisk “Convention d’Immersion Professionnelle” med et månedligt vederlag på € 781,30. Hvis du er interesseret, bedes du sende et CV + ansøgning på engelsk til recruitment@lifeplatform.eu . Ansøgningsfrist er fredag den 3/11, og samtaler vil finde sted i Bruxelles i midten af november med henblik på opstart hurtigst muligt derefter. På grund af det store antal ansøgninger vil kun udvalgte kandidater blive kontaktet med henblik på samtale.