Rekrutacja stażysty na stanowisko kierownika biura

Praktykant Kierownik Biura

 

 Firma LIFE poszukuje entuzjastycznego stażysty do swojego europejskiego biura w Brukseli.

 

Organizacja LIFE (The Low Impact Fishers of Europe) jest europejską organizacją parasolową, utworzoną w celu reprezentowania interesów rybaków zajmujących się rybołówstwem przybrzeżnym na niewielką skalę, którzy prowadzą połowy na wodach przybrzeżnych Europy. Jej misją jest stworzenie warunków, w których rybołówstwo jest prowadzone w sposób zrównoważony, a rybacy i kobiety zajmujący się rybołówstwem na niewielką skalę w Europie mogą maksymalnie zwiększyć swoją rentowność społeczną i ekonomiczną. Więcej informacji można znaleźć na naszej stronie internetowej www.lifeplatform.eu .

GŁÓWNE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI

1. ADMINISTRACJA/SEKRETARIAT

(a) zarządza bieżącą działalnością biura LIFE w Brukseli

(b) śledzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz zarządzanie nią, a także odpowiednie jej rozsyłanie

(c) pełni rolę pierwszego punktu kontaktowego w przypadku zgłoszeń telefonicznych

(e) dokonywać niezbędnych uzgodnień dotyczących podróży; organizować pociągi, przeloty, rezerwacje hoteli i miejsc, zgodnie z wymaganiami

(g) w porozumieniu z kierownikiem ds. finansów realizuje zamówienia i faktury, prowadzi ewidencję wydatków i monitoruje budżety

(h) zarządzanie i monitorowanie rocznego harmonogramu planowania organizacji i sprawozdawczości.

(i) utrzymywanie systemów archiwizacji i rejestrów wszystkich dokumentów - w tym zarządzanie aktami kadrowymi i kontaktami z belgijskimi służbami ubezpieczeń społecznych

 

2. SPOTKANIA I WYDARZENIA

(a) organizuje posiedzenia poprzez przygotowywanie i rozsyłanie porządków obrad i dokumentacji, w szczególności na posiedzenia zarządu LIFE i doroczne zgromadzenie ogólne

(b) ponoszenie odpowiedzialności za logistykę spotkania, tłumaczenia i sprzęt

(c) sporządzanie protokołów z zebrań, organizowanie tłumaczeń wszystkich dokumentów w zależności od potrzeb oraz śledzenie punktów działań

 

 

SPECYFIKACJA OSOBOWA

Poniżej wymieniono wymagania niezbędne do podjęcia pracy na tym stanowisku. Wybór kandydatów zostanie dokonany na podstawie stopnia spełnienia tych wymagań.

Administracja/Sekretariat

• Udokumentowane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku
• Doświadczenie w pracy pod minimalnym nadzorem w szybko zmieniającym się środowisku.
• Doświadczenie i znajomość pakietów oprogramowania Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) oraz systemów wideokonferencyjnych
• Doświadczenie w prowadzeniu spotkań, w tym w sporządzaniu protokołów
• Doświadczenie w pracy z podobną organizacją

Logistyka

• Umiejętność organizowania konferencji, spotkań (podróż, zakwaterowanie, miejsce, catering, itp.)

Komunikacja

• Wysoki poziom umiejętności w zakresie komunikacji ustnej i pisemnej
• Biegła znajomość języka angielskiego i francuskiego (w mowie i piśmie)
• Biegła znajomość co najmniej jednego języka północnego lub wschodniego regionu Morza Śródziemnego

Cechy osobiste

• Wysoki stopień motywacji i profesjonalizmu
• Doskonałe umiejętności interpersonalne
• Poszanowanie poufności przez cały czas
• Umiejętność nawiązywania efektywnych relacji roboczych na wszystkich poziomach
• Umiejętność pracy bez nadzoru i z dużą dozą inicjatywy
• Proaktywność, kreatywność i elastyczność w poszukiwaniu rozwiązań problemów
• Umiejętność zachowania spokoju i dotrzymywania napiętych terminów pod presją czasu
• Szybko przyswaja informacje i uczy się nowych umiejętności

Elastyczność i niezawodność

• gotowość do pracy w godzinach pozaspołecznych, jeśli zajdzie taka potrzeba
• gotowość do podróży na terenie Europy, jeśli zajdzie taka potrzeba

Miejsce pracy: Bruksela, uprawnienia do pracy zgodnie z prawem belgijskim, dyspozycyjność od zaraz

Jest to początkowo 6-miesięczny kontrakt w ramach belgijskiej "Convention d'Immersion Professionnelle" z miesięcznym wynagrodzeniem 781,30 euro. Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV + listu motywacyjnego w języku angielskim na adres recruitment@lifeplatform.eu . Termin składania podań upływa w piątek, 3 listopada. Rozmowy kwalifikacyjne odbędą się w Brukseli w połowie listopada, a rozpoczęcie pracy nastąpi jak najszybciej. Ze względu na dużą liczbę zgłoszeń, na rozmowy kwalifikacyjne zostaną zaproszeni tylko kandydaci z krótkiej listy.