Zatrudniamy!

Ogłoszenie o naborze

 

Specjalista ds. administracyjnych i finansowych

 

Low Impact Fishers of Europe (LIFE) to ogólnoeuropejska platforma jednocząca rybaków małoskalowych (SSF) w celu osiągnięcia sprawiedliwego rybołówstwa, zdrowych mórz i tętniących życiem społeczności. Jako organizacja zrzeszająca organizacje z całej Europy, LIFE dąży do zapewnienia dedykowanego głosu swoim członkom, wspierając ich w organizowaniu się na poziomie regionalnym i budowaniu ich potencjału na poziomie krajowym i lokalnym, zarówno jako drobnych producentów, jak i agentów zmian. LIFE jest zarejestrowane w Belgii jako stowarzyszenie non-profit (asbl).

LIFE poszukuje wsparcia administracyjnego i księgowego w celu budowania zdolności księgowych i sprawozdawczości finansowej oraz organizacji zadań administracyjnych biura w Brukseli i koordynacji regionalnej.  

Potrzeba ta wynika z rosnącej roli LIFE w projektach na poziomie UE, z rosnącymi wymaganiami w zakresie koordynacji coraz większej różnorodności działań oraz terminowego dostarczania szczegółowych raportów finansowych i administracyjnych zgodnie ze ścisłymi wytycznymi. W nadchodzącym okresie liczba projektów, w które się angażujemy, prawdopodobnie wzrośnie, a wymóg wsparcia administracyjnego i finansowego stanie się coraz ważniejszy. 

Stanowisko to może zostać obsadzone albo przez zewnętrzną agencję świadczącą wymagane usługi, albo poprzez rekrutację urzędnika ds. administracyjnych i finansowych w ramach zespołu biura LIFE w Brukseli. Chcielibyśmy zbadać obie opcje.

Środowisko pracy i zakres obowiązków

Biuro LIFE w Brukseli jest odpowiedzialne za utrzymywanie relacji z instytucjami europejskimi (Komisją, Parlamentem itp.), z członkami LIFE (stowarzyszeniami rybaków małoskalowych), za koordynację działań, za administrację projektami, księgowość i rachunkowość oraz za prowadzenie dokumentacji. LIFE musi przestrzegać belgijskich przepisów regulujących działalność stowarzyszeń nienastawionych na zysk (asbls), wraz z corocznym składaniem raportów finansowych i innych do władz belgijskich. 

Od czasu pandemii Covid, LIFE przyjęło elastyczne podejście do pracy domowej. Nasza siedziba jest zarejestrowana pod adresem w Brukseli, gdzie mamy możliwość współpracy, a także dostęp do sal konferencyjnych i innych udogodnień w razie potrzeby. 

Specjalista ds. administracyjnych i finansowych/agencja zewnętrzna będzie pracować jako część zespołu pomagającego zapewnić sprawne prowadzenie działań LIFE. W szczególności będzie on/ona zapewniać wsparcie administracyjne dla bieżącej pracy LIFE oraz dla kilku nowych projektów, w które LIFE będzie coraz bardziej zaangażowane w nadchodzącym okresie.

Biegła znajomość języka angielskiego i francuskiego jest niezbędna; znajomość innych języków europejskich jest dodatkowym atutem.

Ważną częścią pracy będzie opracowanie skutecznego, ale prostego systemu księgowości oraz skuteczne monitorowanie dochodów i wydatków w stosunku do budżetów. Niezbędna jest dobra znajomość systemów księgowych. Znajomość projektów finansowanych przez UE (Horizon, Interreg, EMFAF itp.) oraz belgijskich wymogów sprawozdawczości finansowej (Moniteur Belge / MinFin) będzie wyraźną zaletą. 

Informacje o różnorodności: LIFE jest stosunkowo małą organizacją, prowadzoną przez rybaków dla rybaków. Niewielki zespół złożony z mężczyzn i kobiet obejmuje dwóch pracowników LIFE z Brukseli (doradca ds. polityki i starszy specjalista ds. komunikacji), koordynatora ds. Bałtyku i Morza Północnego z siedzibą w Szwecji oraz sekretarza wykonawczego z siedzibą w Barcelonie.

Rekrutacja pracowników opiera się na doświadczeniu, motywacji, kwalifikacjach i sprawdzonych umiejętnościach. 

LIFE nie dyskryminuje ze względu na wiek, płeć, rasę, religię, seksualność czy klasę społeczno-ekonomiczną.   

Więcej informacji na temat LIFE można znaleźć na naszej stronie internetowej www.lifeplatform.eu .

 

GŁÓWNE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI

Osoba na tym stanowisku podlega sekretarzowi wykonawczemu, a główne obszary odpowiedzialności przedstawiono poniżej

Administracja/Sekretariat

(a) Opracowanie systemu/systemów przetwarzania zamówień i faktur, organizowania listy płac, prowadzenia rejestrów wydatków oraz monitorowania dochodów i wydatków w stosunku do budżetów.

(b) Utrzymanie i rozwój systemów księgowości, rachunkowości i sprawozdawczości finansowej LIFE w celu spełnienia wymogów wielu donatorów/projektów. 

(c) Wybrać odpowiednie pakiety oprogramowania księgowego, np. WinBooks, Odoo itp., w celu monitorowania dochodów i wydatków oraz generowania raportów finansowych i pulpitu nawigacyjnego dla kierownictwa.

(d) Generowanie raportów projektowych zgodnie z określonymi terminami określonymi przez darczyńców i organy przyznające dotacje.

(e) Generowanie rocznych sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami prawa belgijskiego (raportowanie do MinFin/Moniteur Belge) od 2025 r. 

(f) wsparcie w codziennej administracji, logistyce podróży i organizacji wydarzeń

 

SPECYFIKACJA OSOBOWA

Poniżej wymieniono wymagania niezbędne do podjęcia pracy na tym stanowisku. Wybór kandydatów zostanie dokonany na podstawie stopnia spełnienia tych wymagań.

Administracja/Sekretariat/Księgowość/Finanse

∙ Udokumentowane doświadczenie na pokrewnym stanowisku

∙ Doświadczenie w pracy przy minimalnym nadzorze 

∙ Doświadczenie i znajomość pakietów oprogramowania Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint itp.), oprogramowania księgowego (Winbooks, Odoo itp.) oraz systemów wideokonferencyjnych (Zoom, Teams itp.).

∙ doświadczenie w zarządzaniu spotkaniami, w tym sporządzanie protokołów

∙ Doświadczenie w zakresie potrzeb administracyjnych i sprawozdawczych projektów UE (Horyzont, Interreg, EMFAF itp.).

∙ Doświadczenie/znajomość belgijskich oficjalnych wymogów dotyczących kodowania kont i księgowości (Moniteur Belge/ MinFin)

∙ doświadczenie w pracy w podobnej organizacji

Komunikacja

∙ Wysoki standard umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej

∙ Biegła znajomość języka angielskiego i francuskiego (w mowie i piśmie)

∙ biegła znajomość innych języków UE (w mowie i piśmie) będzie dodatkowym atutem

Cechy osobiste

∙ wysoki stopień motywacji i profesjonalizmu

∙ Doskonałe umiejętności interpersonalne i pracy w zespole

∙ Poszanowanie poufności przez cały czas.

∙ Dbałość o szczegóły, zwłaszcza jeśli chodzi o zadania księgowe

∙ Zdolność do rozwijania efektywnych relacji roboczych na wszystkich poziomach oraz do pełnienia ról przywódczych.

∙ Zdolność do pracy bez nadzoru i z wysokim poziomem inicjatywy

∙ proaktywność, kreatywność i elastyczność w poszukiwaniu rozwiązań problemów

∙ umiejętność zachowania spokoju i dotrzymywania napiętych terminów pod presją czasu

∙ szybko przyswaja informacje i uczy się nowych umiejętności

 Elastyczność i niezawodność

∙ gotowość do okazjonalnej pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli jest to wymagane

∙ Gotowość do podróżowania po Europie w razie potrzeby

 

WYNAGRODZENIE I WARUNKI

Z siedzibą w Brukseli, uprawniony do pracy zgodnie z prawem belgijskim i natychmiast dostępny. 

Wynagrodzenie adekwatne do kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia:

Około 2.500 euro miesięcznie (w tym wynagrodzenie urlopowe; dodatki za: podróże; bony na posiłki; GSM + abonament; korzystanie z laptopa).

Wynagrodzenie dla kontrahenta zewnętrznego zgodnie ze świadczonymi usługami. 

Oferujemy elastyczne opcje pracy, pozwalające na pracę w domu lub w biurze, w zależności od potrzeb.

W celu uzyskania dalszych informacji i zgłoszeń prosimy o kontakt: Brian O'Riordan, deputy@lifeplatform.eu

 

Prosimy o przesłanie listu motywacyjnego i CV na adres deputy@lifeplatform.eu przed datą zamknięcia zgłoszeń: 3 października 2025 r.