Assunzione di un apprendista responsabile d'ufficio

Apprendista responsabile d'ufficio

 

 LIFE sta cercando un tirocinante entusiasta per il suo ufficio europeo di Bruxelles.

 

Il Low Impact Fishers of Europe (LIFE) è un'organizzazione europea che rappresenta gli interessi dei pescatori commerciali su piccola scala e a basso impatto che pescano nelle acque costiere europee. La sua missione è ottenere condizioni in cui la pesca sia praticata in modo sostenibile e in cui i pescatori su piccola scala e a basso impatto e le donne in Europa possano massimizzare la loro redditività sociale ed economica. Ulteriori informazioni sono disponibili sul nostro sito web www.lifeplatform.eu .

PRINCIPALI AREE DI RESPONSABILITÀ

1. AMMINISTRAZIONE/SEGRETERIA

(a) gestire il funzionamento quotidiano dell'ufficio LIFE di Bruxelles

(b) Tracciare e gestire la corrispondenza in entrata e in uscita e farla circolare in modo appropriato.

(c) fungere da primo punto di contatto per le chiamate telefoniche

(e) Organizzare gli spostamenti necessari; organizzare le prenotazioni di treni, voli, hotel e luoghi di ritrovo come richiesto.

(g) in collaborazione con il responsabile finanziario, elaborare ordini e fatture, conservare i registri delle spese e monitorare i bilanci

(h) Gestire e monitorare il calendario annuale di pianificazione e rendicontazione dell'organizzazione.

(i) Mantenere sistemi di archiviazione e registri per tutti i documenti, compresa la gestione dei file delle risorse umane e i contatti con i servizi di sicurezza sociale belgi.

 

2. Incontri ed eventi

(a) organizzare le riunioni preparando e facendo circolare gli ordini del giorno e la documentazione, in particolare per le riunioni del Consiglio di amministrazione di LIFE e per l'Assemblea generale annuale

(b) Assumere la responsabilità della logistica, dell'interpretazione e dell'equipaggiamento della riunione.

(c) redigere i verbali delle riunioni come richiesto, organizzare la traduzione di tutti i documenti come necessario e tenere traccia dei punti di azione.

 

 

SPECIFICHE PERSONALI

Di seguito sono elencati i requisiti necessari per svolgere questo lavoro. La selezione dei candidati si baserà sul grado di soddisfazione di tali requisiti.

Amministrazione/Segreteria

• Esperienza comprovata in un ruolo correlato
• Esperienza di lavoro con una supervisione minima in un ambiente a ritmo serrato
• Esperienza e familiarità con i software Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) e con i sistemi di videoconferenza.
• Esperienza nella gestione di riunioni, compresa la redazione di verbali.
• Esperienza di lavoro con un'organizzazione simile

Logistica

• Capacità di organizzare conferenze, riunioni (viaggio, alloggio, sede, catering, ecc.)

Comunicazione

• Un elevato standard di capacità di comunicazione scritta e orale
• Fluidità in inglese e francese (sia scritta che verbale)
• Fluente in almeno una lingua del Mediterraneo settentrionale o orientale

Qualità personali

• Alto grado di motivazione e professionalità
• Ottime capacità interpersonali
• Rispetto della riservatezza in qualsiasi momento
• Capacità di sviluppare relazioni di lavoro efficaci a tutti i livelli
• Capacità di lavorare senza supervisione e con un alto livello di iniziativa.
• Proattivo, creativo e flessibile nel trovare soluzioni ai problemi
• Capacità di mantenere la calma e di rispettare le scadenze sotto pressione.
• Acquisisce informazioni e apprende rapidamente nuove competenze

Flessibilità e affidabilità

• Disponibilità a lavorare in orari non lavorativi, se necessario.
• Disponibilità a viaggiare in Europa, se necessario

Con sede a Bruxelles, idoneo a lavorare secondo la legge belga e immediatamente disponibile

Si tratta inizialmente di un contratto di 6 mesi nell'ambito della "Convention d'Immersion Professionnelle" belga con una retribuzione mensile di 781,30 euro. Se siete interessati, inviate un CV + una lettera di presentazione in inglese a recruitment@lifeplatform.eu . Il termine ultimo per la presentazione delle candidature è venerdì 3/11, i colloqui si svolgeranno a Bruxelles a metà novembre con l'obiettivo di iniziare il prima possibile. A causa dell'elevato numero di candidature, solo i candidati selezionati saranno contattati per i colloqui.