vacante

Director de oficina en prácticas

 

 LIFE busca un becario entusiasta para su oficina europea en Bruselas.

 

Low Impact Fishers of Europe (LIFE) es una organización europea creada para representar los intereses de los pescadores comerciales a pequeña escala y de bajo impacto que faenan en las aguas costeras de Europa. Su misión es lograr unas condiciones en las que la pesca se realice de forma sostenible y los pescadores a pequeña escala y de bajo impacto de Europa puedan maximizar su viabilidad social y económica. Puede encontrar más información en nuestro sitio web www.lifeplatform.eu .

PRINCIPALES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

1. ADMINISTRACIÓN/SECRETARÍA

(a) Gestionar el funcionamiento diario de la oficina de LIFE en Bruselas

(b) Seguir y gestionar la correspondencia entrante y saliente y distribuirla adecuadamente

(c) Actuar como primer punto de contacto para las llamadas telefónicas

(e) Hacer los arreglos de viaje necesarios; organizar trenes, vuelos, reservas de hoteles y lugares de reunión según sea necesario

(g) En colaboración con el Director Financiero, tramitar los pedidos y las facturas, llevar un registro de los gastos y controlar los presupuestos

(h) Gestionar y supervisar el calendario anual de planificación de la organización y de presentación de informes.

(i) Mantener los sistemas de archivo y los registros de todos los documentos, incluida la gestión de los expedientes de recursos humanos y los contactos con los servicios de la seguridad social belga

 

2. REUNIONES y EVENTOS

(a) Organizar las reuniones preparando y distribuyendo los órdenes del día y la documentación, en particular, para las reuniones del Consejo de Administración de LIFE y la Asamblea General Anual

(b) Asumir la responsabilidad de la logística, la interpretación y el equipamiento de las reuniones

(c) Levantar actas de las reuniones cuando sea necesario, organizar la traducción de todos los documentos cuando sea necesario y; hacer un seguimiento de los puntos de acción

 

 

ESPECIFICACIÓN DE LA PERSONA

A continuación se enumeran los requisitos necesarios para desempeñar este trabajo. La selección de los candidatos se basará en el grado de cumplimiento de estos requisitos.

Administración/Secretaría

• Experiencia probada en un puesto relacionado
• Experiencia de trabajo con una supervisión mínima en un entorno de ritmo rápido
• Experiencia y familiaridad con los paquetes de software de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) y sistemas de videoconferencia
• Experiencia en la gestión de reuniones, incluida la redacción de actas
• Experiencia de trabajo en una organización similar

Logística

• Capacidad para organizar conferencias y reuniones (viajes, alojamiento, lugar de celebración, catering, etc.)

Comunicación

• Un alto nivel de comunicación escrita y oral
• Dominio del inglés y del francés (tanto escrito como verbal)
• Dominio de al menos una lengua del norte o del este del Mediterráneo

Cualidades personales

• Un alto grado de motivación y profesionalidad
• Excelentes habilidades interpersonales
• Respeto de la confidencialidad en todo momento
• Capacidad para desarrollar relaciones de trabajo eficaces a todos los niveles
• Capacidad para trabajar sin supervisión y con un alto nivel de iniciativa
• Proactivo, creativo y flexible en la búsqueda de soluciones a los problemas
• Capacidad para mantener la calma y cumplir con plazos ajustados bajo presión
• Asume la información y aprende nuevas habilidades rápidamente

Flexibilidad y fiabilidad

• Disposición a trabajar en horas no sociales si es necesario
• Disponibilidad para viajar por Europa si es necesario

Basado en Bruselas, con derecho a trabajar según la legislación belga y con disponibilidad inmediata

Se trata de un contrato inicial de 6 meses en el marco del "Convention d'Immersion Professionnelle" belga con una remuneración mensual de 781,30 euros. Si está interesado, envíe un CV + carta de presentación en inglés a recruitment@lifeplatform.eu . La fecha límite para la presentación de solicitudes es el viernes 3/11, las entrevistas tendrán lugar en Bruselas a mediados de noviembre con vistas a comenzar lo antes posible después. Debido al elevado número de solicitudes, sólo se contactará con los candidatos preseleccionados para las entrevistas.