vacature

Stagiair Office Manager

 

 LIFE is op zoek naar een enthousiaste stagiair voor zijn Europese kantoor in Brussel.

 

De Low Impact Fishers of Europe (LIFE) is een Europese overkoepelende organisatie, die is opgericht om de belangen te behartigen van de kleinschalige, commerciële vissers die in de kustwateren van Europa vissen en daarbij een geringe impact hebben. De organisatie streeft naar omstandigheden waarin de visserij op duurzame wijze wordt beoefend en kleinschalige vissers en vrouwen in Europa hun sociale en economische levensvatbaarheid kunnen maximaliseren. Meer informatie is te vinden op onze website www.lifeplatform.eu .

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN

1. ADMINISTRATIE/SECRETARIEEL

(a) de dagelijkse werking van het LIFE-bureau in Brussel beheren

(b) inkomende en uitgaande correspondentie bijhouden en beheren en op passende wijze laten circuleren

(c) optreden als eerste contactpunt voor telefoongesprekken

(e) het treffen van de nodige reisregelingen; het regelen van treinen, vluchten, hotelreserveringen en locaties, indien nodig

(g) in overleg met de financieel directeur bestellingen en facturen verwerken, uitgavenstaten bijhouden en begrotingen bewaken

(h) Beheer van en toezicht op het tijdschema voor de jaarlijkse organisatieplanning en verslaglegging.

(i) bijhouden van archiveringssystemen en dossiers voor alle documenten - waaronder het beheer van HR-dossiers en contacten met de Belgische socialezekerheidsdiensten

 

2. VERGADERINGEN EN EVENEMENTEN

(a) Vergaderingen organiseren door het opstellen en verspreiden van agenda's en documentatie, met name voor vergaderingen van de raad van bestuur van LIFE en de jaarlijkse algemene vergadering

(b) de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de logistiek, de vertolking en de uitrusting van de vergadering

(c) zo nodig notulen maken van vergaderingen, zorgen voor vertalingen van alle documenten, en actiepunten bijhouden

 

 

PERSOONSSPECIFICATIE

Hieronder staan de vereisten voor het uitoefenen van deze functie. De selectie van de kandidaten wordt gebaseerd op de mate waarin aan deze eisen wordt voldaan.

Administratie/Secretariaat

• Bewezen ervaring in een verwante functie
• Ervaring met het werken met minimale supervisie in een snelle omgeving
• Ervaring met en vertrouwdheid met Microsoft Office-software (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) en videoconferentiesystemen
• Ervaring met het leiden van vergaderingen, inclusief notuleren
• Ervaring met het werken met een soortgelijke organisatie

Logistiek

• vermogen om conferenties en vergaderingen te organiseren (reizen, accommodatie, locatie, catering, enz.)

Communicatie

• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
• Vlotte kennis van het Engels en het Frans (zowel schriftelijk als mondeling)
• Vloeiend in ten minste één noordelijke of oostelijke mediterrane taal

Persoonlijke Kwaliteiten

• Een hoge mate van motivatie en professionalisme
• Uitstekende inter-persoonlijke vaardigheden
• Respect voor vertrouwelijkheid te allen tijde
• Vermogen om doeltreffende werkrelaties te ontwikkelen op alle niveaus
• Het vermogen om zonder toezicht en met veel initiatief te werken
• Proactief, creatief en flexibel in het vinden van oplossingen voor problemen
• Vermogen om kalm te blijven en onder druk te leveren binnen strakke deadlines
• Neemt informatie op en leert snel nieuwe vaardigheden

Flexibiliteit en betrouwbaarheid

• Bereidheid om onregelmatige uren te werken indien nodig
• Bereidheid tot reizen binnen Europa indien nodig

Gevestigd in Brussel, bevoegd om te werken volgens de Belgische wetgeving en onmiddellijk beschikbaar

Het gaat in eerste instantie om een contract van 6 maanden in het kader van de Belgische "Convention d'Immersion Professionnelle" met een maandelijkse bezoldiging van € 781,30. Als u geïnteresseerd bent, stuur dan een CV + sollicitatiebrief in het Engels naar recruitment@lifeplatform.eu . De uiterste datum voor de indiening van sollicitaties is vrijdag 3/11, de sollicitatiegesprekken zullen midden november in Brussel plaatsvinden met het oog op een zo spoedig mogelijke start daarna. Vanwege het grote aantal sollicitaties zal alleen met de kandidaten op de shortlist contact worden opgenomen voor een gesprek.