We nemen mensen aan!

Vacature

 

Administratief en financieel medewerker

 

Low Impact Fishers of Europe (LIFE) is een pan-Europees platform dat kleinschalige vissers (SSF) verenigt om te komen tot eerlijke visserij, gezonde zeeën en levendige gemeenschappen. Als een organisatie van organisaties uit heel Europa streeft LIFE ernaar een toegewijde stem te geven aan haar leden, hen te ondersteunen om zich regionaal te organiseren en hun capaciteit op nationaal en lokaal niveau op te bouwen, zowel als kleine producenten als agenten van verandering. LIFE is in België geregistreerd als vereniging zonder winstoogmerk (vzw).

LIFE is op zoek naar administratieve en boekhoudkundige ondersteuning om zijn capaciteit op het gebied van boekhouding en financiële verslaglegging op te bouwen en om de administratieve taken van zijn kantoor in Brussel en de regionale coördinatie te organiseren.  

De behoefte is ontstaan door de toenemende rol van LIFE in projecten op EU-niveau, waarbij steeds meer eisen worden gesteld aan de coördinatie van een steeds grotere verscheidenheid aan activiteiten en de tijdige indiening van gedetailleerde financiële en administratieve verslagen volgens strikte richtsnoeren. In de komende periode zal het aantal projecten waarbij we betrokken zijn waarschijnlijk toenemen, waarbij de behoefte aan administratieve en financiële ondersteuning steeds belangrijker wordt. 

De functie kan worden ingevuld door een extern bureau dat de vereiste diensten levert, of door de aanwerving van een administratief en financieel medewerker binnen het team van het LIFE-kantoor in Brussel. We willen beide opties onderzoeken.

Werkomgeving en omvang van het werk

Het LIFE-kantoor in Brussel is verantwoordelijk voor het onderhouden van de relaties met de Europese instellingen (Commissie, Parlement enz.), met de leden van LIFE (verenigingen van kleinschalige vissers), voor de coördinatie van de activiteiten, voor de projectadministratie, de boekhouding en de administratie en voor het bijhouden van de bestanden. LIFE moet voldoen aan de Belgische wetgeving inzake verenigingen zonder winstoogmerk (vzw's), met de jaarlijkse indiening van financiële en andere verslagen bij de Belgische autoriteiten. 

Sinds de Covid-pandemie hanteert LIFE een flexibele aanpak voor thuiswerk/teletravail. Ons hoofdkantoor is gevestigd op een adres in Brussel waar we afspraken hebben gemaakt over samenwerken en waar we indien nodig toegang hebben tot vergaderzalen en andere faciliteiten. 

De administratieve en financiële medewerker/het externe agentschap werkt in een team dat bijdraagt aan een soepel verloop van de activiteiten van LIFE. Hij/zij zal met name administratieve ondersteuning bieden aan de lopende werkzaamheden van LIFE en aan diverse nieuwe projecten waarbij LIFE de komende tijd steeds meer betrokken zal zijn.

Een goede beheersing van het Engels en Frans is essentieel; kennis van andere Europese talen is een pluspunt.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het ontwikkelen van een efficiënt maar eenvoudig boekhoudsysteem en het effectief monitoren van inkomsten en uitgaven ten opzichte van budgetten. Een goede kennis van boekhoudsystemen in het algemeen is essentieel. Bekendheid met door de EU gefinancierde projecten (Horizon, Interreg, EMFAF enz.) en de Belgische financiële rapporteringsvereisten (Belgisch Staatsblad/MinFin) is een duidelijk voordeel. 

Informatie over diversiteit: LIFE is een relatief kleine organisatie, gerund door vissers voor vissers. Het kleine team van mannelijke en vrouwelijke medewerkers bestaat uit de twee medewerkers van LIFE in Brussel (beleidsadviseur en senior communicatiemedewerker), de Baltische en Noordzeecoördinator in Zweden en de uitvoerend secretaris in Barcelona.

De werving van personeel is gebaseerd op ervaring, motivatie, kwalificaties en bewezen vaardigheden. 

LIFE maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, religie, seksualiteit of sociaaleconomische klasse.   

Meer informatie over LIFE vindt u op onze website www.lifeplatform.eu .

 

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN

De functie is verantwoording verschuldigd aan de uitvoerend secretaris en heeft de volgende verantwoordelijkheden

Administratie/Secretariaat

(a) een systeem/systemen ontwikkelen om bestellingen en facturen te verwerken, de salarisadministratie te organiseren, uitgaven bij te houden en inkomsten en uitgaven af te zetten tegen budgetten

(b) Onderhouden en ontwikkelen van de boekhoudkundige, boekhoudkundige en financiële rapportagesystemen van LIFE om te voldoen aan de eisen van een groot aantal donoren en projecten. 

(c) Geschikte boekhoudsoftwarepakketten selecteren, zoals WinBooks, Odoo, etc., om inkomsten en uitgaven te monitoren en financiële rapporten en een managementdashboard te genereren.

(d) Projectrapporten opstellen zoals vereist volgens specifieke deadlines van donoren en subsidieverstrekkers.

(e) Jaarlijkse financiële verslagen opstellen in overeenstemming met de vereisten van de Belgische wetgeving (rapportering aan MinFin/Belgisch Staatsblad) vanaf 2025. 

(f) Ondersteuning voor dagelijkse administratie, reislogistiek en organisatie van evenementen

 

PERSOONSSPECIFICATIE

Hieronder staan de vereisten voor het uitoefenen van deze functie. De selectie van de kandidaten wordt gebaseerd op de mate waarin aan deze eisen wordt voldaan.

Administratie/Secretariaat/Boekhouding/Financiën

∙ Bewezen ervaring in een gerelateerde functie

∙ Ervaring met werken met minimale supervisie 

∙ Ervaring met en vertrouwdheid met Microsoft Office-software (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, enz.) pakketten, boekhoudsoftware (Winbooks, Odoo, enz.) en videoconferentiesystemen (Zoom, Teams, enz.)

∙ Ervaring met het leiden van vergaderingen, inclusief notuleren

∙ Ervaring met de administratieve en rapportagebehoeften van EU-projecten (Horizon, Interreg, EMFAF enz.)

∙ Ervaring/kennis van Belgische officiële boekhoudkundige vereisten (Belgisch Staatsblad/ MinFin)

∙ Ervaring met het werken met een soortgelijke organisatie

Communicatie

∙ Een hoog niveau van schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden

∙ Vlotte beheersing van Engels en Frans (zowel schriftelijk als mondeling)

∙ Vlotheid/vaardigheid (schriftelijk en mondeling) in andere EU-talen is een pluspunt

Persoonlijke Kwaliteiten

∙ Een hoge mate van motivatie en professionalisme

∙ Uitstekende interpersoonlijke en teamvaardigheden

∙ Respect voor vertrouwelijkheid te allen tijde

∙ Aandacht voor detail, vooral als het gaat om de boekhouding

∙ Het vermogen om effectieve werkrelaties te ontwikkelen op alle niveaus en om leiderschapsrollen op zich te nemen

∙ In staat om zonder toezicht en met een hoge mate van initiatief te werken

∙ Proactief, creatief en flexibel in het vinden van oplossingen voor problemen

∙ Het vermogen om kalm te blijven en onder druk strakke deadlines te halen

∙ Informatie opnemen en snel nieuwe vaardigheden leren

 Flexibiliteit en betrouwbaarheid

∙ Bereidheid om af en toe op asociale uren te werken als dat nodig is

∙ Bereidheid om binnen Europa te reizen indien nodig

 

LOON EN VOORWAARDEN

Werkzaam in Brussel, arbeidsgeschikt naar Belgisch recht en onmiddellijk beschikbaar. 

Salarispakket in overeenstemming met kwalificaties, vaardigheden en ervaring:

Ongeveer 2.500 euro per maand (inclusief vakantiegeld; vergoedingen voor: reizen; maaltijdcheques; GSM + abonnement; gebruik van laptop).

Vergoeding aan externe contractant op basis van geleverde diensten. 

We bieden flexibele werkopties, zodat je thuis of op kantoor kunt werken zoals het jou het beste uitkomt.

Voor meer informatie en sollicitaties kunt u contact opnemen met: Brian O'Riordan, deputy@lifeplatform.eu

 

Stuur een sollicitatiebrief en CV naar deputy@lifeplatform.eu op de sluitingsdatum voor sollicitaties: 3 oktober 2025