Recrutement d'un stagiaire Office Manager

Stagiaire Office Manager

 

 LIFE recherche un stagiaire enthousiaste pour son bureau européen de Bruxelles.

 

L'association Low Impact Fishers of Europe (LIFE) est une organisation européenne de coordination, créée pour représenter les intérêts des pêcheurs commerciaux à petite échelle et à faible impact qui pêchent dans les eaux côtières d'Europe. Sa mission est de créer des conditions dans lesquelles la pêche est pratiquée de manière durable et où les pêcheurs à petite échelle et à faible impact en Europe peuvent maximiser leur viabilité sociale et économique. Vous trouverez de plus amples informations sur notre site web www.lifeplatform.eu .

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

1. ADMINISTRATION/SECRÉTARIAT

(a) gérer le fonctionnement quotidien du bureau de Bruxelles de LIFE

(b) Suivre et gérer la correspondance entrante et sortante et la faire circuler de manière appropriée.

(c) agir comme premier point de contact pour les appels téléphoniques

(e) Prendre les dispositions nécessaires pour le voyage ; organiser les trains, les vols, les réservations d'hôtels et de lieux de réunion, selon les besoins.

(g) En liaison avec le responsable des finances, traiter les commandes et les factures, tenir des registres des dépenses et suivre les budgets.

(h) Gérer et contrôler le calendrier annuel de planification et de rapport de l'organisation.

(i) Maintenir des systèmes de classement et des dossiers pour tous les documents - y compris la gestion des dossiers RH et les contacts avec les services de sécurité sociale belges.

 

2. RÉUNIONS et ÉVÉNEMENTS

(a) Organiser les réunions en préparant et en diffusant les ordres du jour et la documentation, en particulier pour les réunions du conseil d'administration de LIFE et l'assemblée générale annuelle.

(b) assumer la responsabilité de la logistique, de l'interprétation et de l'équipement de la réunion

(c) Rédiger les procès-verbaux des réunions, organiser la traduction de tous les documents, le cas échéant, et suivre les points d'action.

 

 

SPÉCIFICATION DE PERSONNE

Vous trouverez ci-dessous la liste des exigences nécessaires pour occuper ce poste. La sélection des candidats se fera en fonction de la mesure dans laquelle ces exigences sont satisfaites.

Administration/Secrétariat

• Expérience confirmée dans un rôle connexe
• Expérience de travail avec un minimum de supervision dans un environnement au rythme soutenu.
• Expérience et familiarité avec les logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et les systèmes de vidéoconférence.
• Expérience de l'administration de réunions, y compris la rédaction de procès-verbaux
• Expérience de travail avec une organisation similaire

Logistique

• Capacité d'organiser des conférences, des réunions (voyage, hébergement, lieu, restauration, etc.)

Communication

• Un haut niveau de compétences en communication écrite et orale
• Maîtrise de l'anglais et du français (à l'écrit et à l'oral)
• Parler couramment au moins une langue du nord ou de l'est de la Méditerranée.

Qualités personnelles

• Un haut degré de motivation et de professionnalisme
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Respect de la confidentialité à tout moment
• Capacité à développer des relations de travail efficaces à tous les niveaux.
• Capacité à travailler sans supervision et avec un haut niveau d'initiative.
• proactivité, créativité et souplesse dans la recherche de solutions aux problèmes
• Capacité à rester calme et à respecter des délais serrés sous pression.
• assimile l'information et apprend rapidement de nouvelles compétences

Flexibilité et fiabilité

• Volonté de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire.
• Volonté de voyager en Europe si nécessaire

Basé à Bruxelles, éligible pour travailler sous la loi belge et immédiatement disponible.

Il s'agit initialement d'un contrat de 6 mois dans le cadre de la "Convention d'Immersion Professionnelle" belge avec une rémunération mensuelle de 781,30 €. Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer un CV + lettre de motivation en anglais à recruitment@lifeplatform.eu . La date limite de dépôt des candidatures est fixée au vendredi 3/11. Les entretiens auront lieu à Bruxelles à la mi-novembre, le poste devant commencer dès que possible après cette date. En raison du nombre élevé de candidatures, seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des entretiens.